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提高效率、節省時間的十五法則

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  法則一:制定時間管理計劃

 ?、儆媱澝吭?、每周、每日的行程表,在計劃上所花的每件事將在實際操作中節省至少3個小時,而且效果會更好。

 ?、谠O定每項活動的完成期限或跟進日期。

 ?、壑贫☉贝胧?,幫助應付意外情況。

  法則二:養成快速的節奏感:不僅提高效率,節約時間,也能給人以良好的作風印象。

  法則三:學會授權


  法則四:高效的會議技巧

  法則五:養成整潔、有條理的習慣

 ?、贀y計,一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。

 ?、诒3肿烂嬲麧?,桌面上只放當天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用時才拿出來。

 ?、劢⒘己玫奈臅鴻n案系統,方便存檔及查閱。

  法則六:專心致志,有始有終

 ?、俨灰屚蝗欢鴣淼南敕?、主意,影響手頭上的工作,應把它記錄下來,在方便的時候再考慮。

 ?、诒M量完成一項工作才開始另一項,切忌有頭無尾。

  需時較長的重要項目,應安排大塊完整的時間,避免時斷時續的工作方式。一是停頓下來費時,二是重新工作時,還需要花時間來調整情緒、思路和狀態,才能在停頓的地方接下去干。

  法則七:簡化工作流程

 ?、傧槐匾娜蝿栈虿襟E。

 ?、诤喜⒛承┤蝿栈虿襟E。

 ?、弁竭M行兩項或更多的任務或步驟。

 ?、軐⑷蝿栈虿襟E進一步細分。

 ?、葜匦掳才殴ぷ髁鞒?,使用更有效的工作方法。

  法則八:一次做好,次次做好

 ?、偎形募?、資料只經手一次便處理好,可以采取以下行動之一:

  A.歸檔 B.執行 C.傳閱 D.廢棄

 ?、谇杏涢喿x后不做處理,留待下次再閱讀、再處理的重復工作。

 ?、郾WC工作的質量,避免返工帶來的浪費。

  法則九:克服拖延、現在就做

 ?、?"人并不是因為跑得不快而趕不上火車的,而是因為出發晚了才趕不上的。"

 ?、趹龆醋龅氖聞詹粩嘟o人壓迫感,拖延者心頭不空,因而時常感到時間的壓力,使人心力交瘁,浪費了寶貴的時間。

 ?、劭朔涎拥募记?,設定完成日期,制定具體的計劃。

 ?、馨才鸥M,設立獎勵。

  法則十:當日事當日畢

  制定每日的工作時間表,每天都將目標、結果日清日新。

  法則十一:善用零散時間

 ?、俚嗡珊?,用“分鐘”來計算時間的人,比用“小時”來計算的時間的人,時間多59倍。

 ?、诹闵⒌臅r間可用來從事零碎的工作。例如坐車、等人時,就可以學習、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等等。

 ?、蹧]有利用不了的時間,只有自己不利用的時間。

  法則十二:利用節省時間的工具

 ?、?電話、電子郵件、傳真、語音系統、電腦等。

 ?、?使用電話時應開門見山,長話短說;打電話前應先列出講話要點,以免遺漏。

 ?、?需要向一個以上的人傳遞信息時,應采用電子郵件,以避免重復浪費時間。

 ?、?提高使用日常電腦軟件的技巧。

  法則十三:高效的閱讀法

 ?、儆心康牡亻喿x。

 ?、诳焖俾宰x和重點詳讀相結合。

 ?、蹥w納要點,在書上標記或記筆記。

 ?、芮屑芍鹱珠喿x。

 ?、莺喕k公室的傳閱資料。

  法則十四:高質高效的睡眠

 ?、倥囵B隨時隨地入睡的能力。

 ?、谧⒅厮哔|量,不要只注重時間長短。

 ?、劾冒滋焖查g睡眠,保持旺盛精力。

 ?、苄睦碛柧?,自我暗示與身心放松。

  法則十五:終生學習

  通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。

 ?、匍L期自學,定期參加各種研討會。

 ?、诙喾矫嫠鸭c專業有關的信息,更新自己的知識結構

 ?、垧B成終生學習的習慣。

  時間管理是一種習慣,也是一種心態。

  舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性,即①明確的目標,②積極的態度,③自我激勵,④良好的時間管理。做好時間管理,亦就是做對的事情,把事情做對。中小企業領導人與管理者,要把時間管理好,就是要堅持你的既定目標,永不放棄。

  時間管理是一種習慣,也是一種心態!

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